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Não é de hoje que o desejo de muitas pessoas é se tornar mais produtivo no dia a dia. No entanto, essa não é uma tarefa muito fácil. Afinal, ser produtivo exige muito foco e disciplina. Além disso, existem alguns erros de produtividade que podem colocar em risco todo o planejamento e comprometer a execução das tarefas diárias.

Nesse cenário, para conseguir otimizar o seu tempo e alcançar os seus objetivos, além de entender sobre algumas técnicas de planejamento e organização, é necessário conhecer os erros mais comuns de produtividade e saber como evitá-los e contorná-los.

Não conhecer o que pode afetar a sua produtividade, certamente, pode fazer você “andar em círculos” e atrapalhar a conquista de seus objetivos. Afinal, sem saber o que está sendo feito de forma equivocada, não há como fazer as mudanças necessárias para alcançar os resultados desejados.

Pensando nisso, preparei este guia para você. Nele você vai encontrar tudo que precisa saber para não cometer erros de produtividade e alcançar as suas metas da melhor forma possível. Continue a leitura e descubra como aumentar o rendimento no trabalho!

O que é produtividade?

Antes de saber o que pode atrapalhar você no caminho para a conquista de seus objetivos, é fundamental entender melhor o que é produtividade.

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que produtividade não é sinônimo de fazer um milhão de coisas e estar atarefado o tempo todo, tampouco de não ter tempo para você, nem para sua família e seus amigos.

É claro que a produtividade, como tudo na vida, pode ser conceituada de diversas formas. No entanto, definitivamente, nenhuma delas inclui ter uma lista de afazeres diários interminável, trabalhar mais de 15 horas por dias e sacrificar os momentos de lazer, os relacionamentos e a sua saúde física e mental.

Independentemente de qual seja o conceito adotado, a produtividade está intrinsecamente associada à eficiência, ou seja, à capacidade de alcançar os resultados desejados com o menor gasto de tempo e de recursos disponíveis.

Desse modo, pode-se dizer que a produtividade consiste na realização das tarefas relevantes de uma forma organizada, sempre com vistas ao menor gasto de recursos (sobretudo de tempo) possível.

Assim, cabe ressaltar que o primeiro passo para você se tornar uma pessoa produtiva é delimitar suas metas e objetivos, ou seja, aonde quer chegar. A partir disso, deve ser analisado quais são os melhores meios para alcançar os resultados esperados. Dessa forma, você consegue evitar o desperdício de recursos com tarefas irrelevantes.

Agora que você já sabe o que é produtividade, certamente, deve estar se perguntando por que tudo isso é importante para sua vida. Continue a leitura e entenda melhor!

Por que precisamos falar sobre a sua produtividade?

A sua produtividade está intrinsecamente associada ao seu crescimento e sucesso profissional, bem como à manutenção de uma vida saudável e de seus relacionamentos pessoais. Por isso é tão importante falar sobre ela.

Como você viu, a produtividade consiste na realização das tarefas diárias relevantes com o menor gasto de recursos, sem que haja comprometimento na qualidade do que é feito.

Desse modo, ao aumentar a sua produtividade, você consegue cumprir com todos os compromissos relevantes, de forma efetiva, no menor tempo possível. Assim, além de melhorar seu desempenho no trabalho, você não compromete sua vida pessoal.

Vale lembrar que a baixa produtividade faz com que você chegue ao final do dia, ou melhor, ao final da jornada de trabalho, sem concluir grande parte das tarefas relevantes. Com isso, você acaba sempre precisando de horas extras no trabalho.

Ao longo do tempo, essa sobrecarga da jornada de trabalho afeta a sua saúde física e mental. Você deixa de ter tempo para praticar atividades físicas, tende a descuidar da alimentação e aumenta seu nível de estresse.

Além disso, seus relacionamentos pessoais também são afetados. Afinal, você deixa de ter tempo para se dedicar à família e aos amigos e, normalmente, quando tem, não o aproveita, pois está estressado e fica pensando na lista de atividades que deixou de cumprir.

Como você pode perceber, a sua produtividade está associada não só ao sucesso profissional, mas também ao equilíbrio entre a sua vida profissional e a pessoal. Por isso é tão importante falar sobre ela.

Qual a relação da produtividade com o seu desempenho?

A essa altura da leitura, você já entendeu o que é a produtividade e por que ela é importante. Agora, destaco que, de modo geral, ela está associada ao equilíbrio de alguns indicadores: a quantidade e a qualidade das tarefas realizadas e os recursos gastos (principalmente o tempo) na realização dessas tarefas.

Assim, como você pode perceber, a produtividade está relacionada ao seu desempenho, ao grau de eficiência e à eficácia com que você realiza suas atividades diárias. Pode-se dizer que a produtividade e o desempenho são grandezas diretamente proporcionais. Ou seja, quanto maior a sua produtividade, melhor será o seu desempenho.

Quais os maiores erros de produtividade e como corrigi-los?

Agora que você sabe a relação da produtividade com o seu desempenho e com o equilíbrio entre sua vida pessoal e profissional, precisa conhecer quais são os principais erros de produtividade que podem atrapalhar você no caminho rumo aos seus objetivos.

Por isso, preparei uma lista com os erros de produtividade mais comuns e o que fazer para evitá-los. Confira!

Confundir produtividade com ocupação

Como destaquei acima, ter uma produtividade alta não significa fazer um milhão de coisas e não ter tempo para nada. Ou seja, ser produtivo não envolve estar ocupado 24 horas por dia.

Lembra aquele dia que você passou várias horas sentado em frente ao computador tentando trabalhar e, ao final, ficou com a sensação de que deixou de fazer um milhão de coisas importantes?

Pois é. Isso acontece com muitas pessoas e é um ótimo exemplo de como ser produtivo não está nenhum pouco associado ao fato de trabalhar o tempo todo.

Se você não souber gerenciar o seu tempo e priorizar as tarefas que são realmente importantes para realização de suas metas, certamente, chegará ao final do dia com a sensação de que não fez nada, apesar de ter ficado o dia todo ocupado. Afinal, existem muitas tarefas que não são relevantes e podem consumir muito do seu tempo.

Não ter prioridades

Um dos grandes erros de produtividade é a ausência de planejamento. Desse modo, o primeiro passo para melhorar o seu desempenho é traçar as suas metas e os seus objetivos. Eles devem sempre ser levados em consideração no planejamento diário.

Para melhorar o seu desempenho, é importante organizar as tarefas diárias por ordem de prioridade, lembrando sempre que as mais importantes são aquelas que vão ajudá-lo na conquista de suas metas.

O ideal é sempre fazer uma lista de tarefas, seja na noite anterior, seja logo no início da manhã. Para isso, você pode contar com o auxílio de aplicativos para a produtividade. Existem várias opções disponíveis e, no geral, elas ajudam você a ter mais clareza do que precisa ser feito durante o seu dia.

No entanto, vale lembrar que o planejamento não pode ser inflexível. Afinal, sabemos que imprevistos acontecem. Além disso, de nada adianta colocar um milhão de tarefas na sua lista e torná-la impraticável. Isso só vai te deixar frustrado e desmotivado. Por isso, seja realista!

Gastar muito tempo com as redes sociais

O uso exacerbado das redes sociais no dia a dia pode comprometer muito sua produtividade e seu desempenho no trabalho. Muitas vezes, aquelas “olhadinhas rápidas” podem virar horas e consumir grande parte do seu tempo até o final do dia.

É claro que não há nada de errado em usar as redes sociais, desde que elas não funcionem como um elemento de distração quando você estiver trabalhando.

Ainda, vale destacar que não há a necessidade de eliminar totalmente o uso das redes sociais durante sua jornada de trabalho. Afinal, em diversas ocasiões, elas são indispensáveis ao desempenho das atividades laborais, visto que, algumas vezes, são instrumentos de trabalho, sendo utilizadas, até mesmo, para a comunicação interna na empresa.

Utilizar as redes sociais de forma inteligente é a melhor estratégia para evitar que elas consumam seu tempo e afetem sua produtividade. Para isso, você pode:

  • definir previamente horários diários para acessar as redes sociais, preferencialmente, mais ao final do dia, quando você tiver concluído ou tiver bem adiantado no cumprimento das tarefas diárias;
  • utilizar navegadores diferentes para o trabalho e para o acesso às redes sociais. Com isso, você tende a evitar entrar nas redes sociais durante a realização de uma tarefa e treina o seu cérebro a entrar e sair do “modo trabalho” de forma mais facilitada;
  • utilizar aplicativos que bloqueiam notificações do feed de notícias do Facebook, por exemplo. Assim, quando você precisar entrar na rede para resolver algo relacionado ao trabalho, não vai se distrair tão facilmente com as publicações de seus amigos;
  • montar uma pasta em seu smartphone para os ícones das redes sociais. Com isso, além de criar um caminho longo para o acesso às redes, você evita que os ícones delas estejam visíveis na tela principal de seu celular, diminuindo a probabilidade de acessos;
  • cronometrar o tempo que estiver nas redes sociais, evitando, assim, que os 15 minutinhos virem horas de dispersão.

Cabe ressaltar que o controle do uso das redes sociais é ainda mais importante para aquelas pessoas que têm trabalhos mais flexíveis, ou que laboram de casa ao menos uma vez por semana. Afinal, é muito fácil se “perder” nas redes sociais quando se está no conforto do seu lar.

Verificar o e-mail constantemente

Assim como o uso excessivo das redes sociais, a checagem constante dos e-mails também pode afetar muito o seu desempenho.

É claro que o e-mail é um importante instrumento de trabalho. Afinal, em regra, as comunicações internas (com o chefe ou com o colega de trabalho, por exemplo) e externas (com os clientes e os fornecedores, por exemplo) da empresa costumam ser feitas por meio dele.

No entanto, isso não quer dizer que você precisa ficar olhando seu e-mail o tempo todo. Se você verifica a sua caixa de entrada assim que levanta ou de 5 em 5 minutos, certamente, está desperdiçando o seu tempo.

Além de priorizar as necessidades de outras pessoas em detrimento das suas, quando você checa o e-mail de forma compulsiva, muitas vezes, acaba atrapalhando a execução de uma tarefa. Com isso, você demora mais para concluir as suas atividades, não só porque as interrompeu, mas também porque essa interrupção acaba fazendo com que você perca o foco e a concentração no que estava trabalhando.

Para evitar que o e-mail atrapalhe sua produtividade, você pode tomar as seguintes atitudes:

  • sempre resolver o e-mail ao verificá-lo, pois quando você lê o e-mail e deixa para resolvê-lo depois, você perde tempo com novas checagens;
  • estabelecer horários diários para a checagem dos e-mails, preferencialmente, quando puder tomar uma ação sobre eles (seja responder, seja apagar). Com isso, você evita interrupções constantes de tarefas para a verificação do e-mail;
  • utilizar aplicativos que permitam definir horários para receber e-mails — seus e-mails chegam todos no horário definido, e você pode verificar e resolver tudo de uma só vez;
  • tentar se descadastrar de listas que não são do seu interesse — ao se descadastrar dessas listas, você deixa seu e-mail mais limpo e não perde tempo com coisas que não têm relevância;
  • organizar seu e-mail — deixar o e-mail organizado e “vazio” ajuda muito no gerenciamento de seu tempo. Afinal, quando você apaga mensagens que não têm mais utilidade, consegue se organizar muito melhor.

Não manter o foco

Outro grande vilão da produtividade é a ausência de foco. Se você se distrai facilmente e qualquer coisa interrompe a execução de suas tarefas (por exemplo, a vibração do celular), certamente, sua produtividade não vai bem.

No geral, são poucas as coisas que realmente são muito importantes e não podem esperar. Por isso, é fundamental não deixar que os elementos de distração atrapalhem a execução das tarefas. Para isso, você pode, por exemplo, desabilitar as notificações das redes sociais, ao menos enquanto estiver trabalhando.

Vale lembrar que as distrações externas (celular, redes sociais, e-mail, notícias etc) não são os únicos fatores que influenciam o seu desempenho. No geral, os pensamentos vagos, a ansiedade e as preocupações com fatores estranhos à atividade também atrapalham muito o desempenho diário.

Nesse cenário, é essencial se concentrar totalmente na atividade que você está executando em determinado momento. Ou seja, viver uma coisa de cada vez e manter-se completamente focado. É claro que manter o foco não é uma tarefa nada fácil. No entanto, ela não é impossível.

Sempre que perceber que está “perdido” em seus pensamentos, faça uma pausa na atividade que está realizando, feche os olhos e respire fundo e calmamente, tentando se concentrar apenas em sua respiração. Com isso, você diminui o fluxo de pensamentos e consegue retornar à atividade com mais foco, livre de pensamentos aleatórios.

Ficar procrastinando

Sem dúvidas, a procrastinação é uma das maiores inimigas da produtividade. Por isso, é muito importante eliminá-la de sua vida.

No geral, as pessoas tendem a procrastinar, sobretudo quando as tarefas que precisam ser realizadas não são interessantes, exigem muito esforço e demandam muito tempo para serem concluídas.

Para evitar a procrastinação, é muito importante conseguir reconhecer quando você está enrolando. Alguns dos comportamentos procrastinatórios mais comuns são:

  • levantar o tempo topo da mesa, seja para tomar um cafezinho, seja para fazer algo que não tem urgência;
  • incluir na lista de atividades diárias várias tarefas rápidas e simples, mas que não têm relevância para o atingimento de sua meta;
  • realizar as tarefas mais importantes apenas quando está de bom humor;
  • gastar mais tempo fazendo o planejamento diário do que executando-o;
  • fazer uma lista de atividades diárias enorme e não realizar quase nenhuma delas.

Se você tem esses comportamentos, as coisas não vão bem. Afinal, está gastando grande parte do seu tempo procrastinando. Para parar de “empurrar as coisas com a barriga”, você deve:

  • entender por que está adiando a execução de suas tarefas;
  • começar o seu trabalho sempre pelas atividades mais demoradas e complexas;
  • estabelecer recompensas para cada tarefa concluída, por exemplo, uma pausa de 15 minutos para um cafezinho;
  • estabelecer prazos para a execução de cada atividade e ser bem rigoroso no cumprimento deles.

Não praticar atividades físicas

Pode parecer clichê, mas fazer exercícios físicos é fundamental. Afinal, eles contribuem não só para a sua saúde física e mental, mas também para o seu desempenho e produtividade no trabalho.

Ao praticar exercícios físicos, você aumenta a oxigenação em todo o seu corpo, inclusive do cérebro. Além disso, estimula a liberação de endorfina e serotonina. Elas são neurotransmissores que estão relacionados à sensação de bem-estar e, consequentemente, à diminuição do estresse e da ansiedade.

Desse modo, a prática de atividades físicas contribui muito para a melhoria de sua produtividade, pois elas aumentam sua autoestima, motivação e disposição e reduzem a ansiedade e o estresse, bem como auxiliam na concentração e manutenção do foco.

Não ter energia para a execução das tarefas diárias

Outro grande problema que afeta a produtividade é a ausência de energia para a execução das tarefas diárias. São muitos os fatores que podem ocasionar essa ausência de “forças”. No entanto, também existem muitas coisas que você pode fazer para afastá-la de sua vida.

Não é incomum que a ausência de energia esteja associada à falta de motivação e frustrações. Desse modo, é muito importante manter-se motivado. Para isso, você deve ser realista ao traçar suas metas e objetivos, evitando listas intermináveis de tarefas, uma vez que isso contribui para a frustração e o desânimo.

Também é muito importante ficar atento aos seus objetivos e às metas traçadas, priorizando sempre as tarefas que vão ajudar a alcançá-los. A realização de tarefas sem relevância dá a sensação de que você não está fazendo nada e, consequentemente, isso tende a ocasionar a frustração e a desmotivação.

Além disso, é fundamental não ocupar todo o tempo do seu dia com trabalho. Lembre-se de que ele também deve ser dedicado aos cuidados com você, por exemplo, à prática de atividades físicas, aos momentos de lazer (assistir a um filme, ler um livro), a uma alimentação saudável e aos relacionamentos, tanto com a família quanto com os amigos.

Não se esqueça de que a produtividade está associada à realização das tarefas diárias de forma eficiente e eficaz. Portanto, não é trabalhar 15 horas por dia, por exemplo, que vai melhorar seu desempenho. Ao contrário, isso pode te levar ao “esgotamento” e prejudicar sua saúde e seus relacionamentos.

Focar apenas nos resultados

Obviamente, como vimos, um bom desempenho está associado à delimitação de metas e objetivos e à capacidade de executar as tarefas que são importantes para alcançá-los.

No entanto, focar apenas nos resultados também pode atrapalhar sua produtividade. Vale lembrar que muitos objetivos e metas não são alcançáveis em curto prazo. Por isso, também é importante não deixar de lado o caminho rumo a eles.

Quando você foca apenas no resultado, sobretudo para as metas de médio e longo prazo, pode ficar ansioso e frustrado por achar que não está produzindo. Por isso, não deixe de lado nem desvalorize o “próximo passo”. Ele também é muito importante em sua jornada.

Como você pôde perceber, são muito os erros de produtividade que podem afetar o seu desempenho no trabalho. Se você conseguir identificá-los no seu dia a dia, certamente, terá a capacidade de fazer as mudanças necessárias para que eles não se repitam, tampouco atrapalhem suas metas e objetivos.

Vale lembrar que alcançar bons níveis de produtividade é um trabalho diário, que depende de muita persistência e disciplina. Para criar bons hábitos, é necessário aprender com os erros de produtividade e manter-se persistente no caminho para a conquista de seus objetivos. Com isso, além de melhorar o seu desempenho no trabalho, certamente, você terá mais tempo livre e uma qualidade de vida melhor.

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